УДК 651
Проблема развития культуры документационного обеспечения управления предприятием в условиях формирования информационной цивилизованной системы возникает в сложных условиях становления государственности и демократизации общественной жизни.
Эффективность системы управления в значительной степени определяется особенностями применения документационного обеспечения управления, а культурологический подход к организации процесса делопроизводства дает возможность обеспечить совокупное позитивное влияние на результаты деятельности предприятия. Культурологический подход не только отвечает требованиям теории и практики управления предприятием, но служит эвристикой и методологией оценки теоретического и практического потенциала новых подходов в организации документационного обеспечения управления.
Изменения в современном социуме, внедрение новейших технологий предопределяют необходимость реформирования и усовершенствования всех направлений информационного и документационного обеспечения управления (ДОУ). Реализация этих процессов связана с повышением культуры создания и организации функционирования служебных документов, которую в настоящее время преимущественно отождествляют с культурой делопроизводства. Современный уровень организации делопроизводства, его нормативно-правовое регулирование, научное и методическое обеспечение, внедрение в ДОУ средств информатизации и состояние подготовки квалифицированных документоведов свидетельствуют о высокоэффективном функционировании данной сферы практической деятельности. Вместе с тем все упомянутые факторы формирования совершенного уровня делопроизводства до сих пор в научной литературе рассматривались в минимальной взаимосвязи.
Анализ научных исследований по данной проблеме свидетельствует, что вопросы культурологического подхода все чаще становятся предметом современных научных исследований. Вопросы технологической культуры делопроизводства и истории ее формирования в Российской империи и СССР затрагивались в трудах К. Г. Митяева, М. В. Ларина, Т. В. Кузнецовой, М. П. Илюшенко, А. М. Соковой, М. М. Щегала, В. Ф. Янковой. Однако многоаспектный анализ культуры делопроизводства в них отсутствует.
В современных исследованиях по документоведению документационное обеспечение управления рассматривается в контексте не только его технологий, но и анализа вопросов исторического формирования и организации нормативно-методического обеспечения, решения вопросов терминологии делопроизводства и документной лингвистики, содержания знаний персонала и применения информационных технологий в организации управленческой деятельности. Вместе с тем отмеченные аспекты как составные культуры ДОУ в них не анализируются. Особое значение имеет анализ внедрения информационных технологий для обеспечения культуры ДОУ, что значительно расширяет возможности использования предприятиями информационных ресурсов.
Указанное выше позволяет утверждать, что проблема роли и места культуры ДОУ для совершенствования деятельности предприятия (организации) не получила достаточного освещения в работах ученых. Исследователи проблемы культуры в документационном управлении рассматривают понимание сущности информации и информационных процессов, их роль в познании окружающей действительности и творческой деятельности человека, в управлении техническими и социальными процессами.
На наш взгляд, совершенствование культуры ДОУ может быть осуществлено за счет компьютеризации процессов создания документов, документооборота и хранения документов. Данные процессы целесообразно осуществить путем внедрения компьютерных информационных систем для автоматизации офисной деятельности предприятия, а также внедрения двух таких программ, как документная база данных для служб управления персоналом и база данных клиентов, которая содержит список сведений о клиентах и используется для создания рассылок и отчетов. По мнению М. В. Ларина, «непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации» [2, с. 137]. Таким образом, в условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах жизнедеятельности общества.
Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления, обеспечивая их целенаправленное движение. Информация, как известно, «концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению» [3, с. 115]. Поэтому можно считать проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций, актуальной. Чрезвычайно важны для современного документоведения исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Следовательно, культура ДОУ организации должна базироваться на умении комплексного использования разных видов информационных технологий.
Задачами культуры организации документооборота являются: установление рациональной последовательности движения и проработки документируемой информации; достижение оперативности, которая обеспечивает четкое прохождение документа от момента составления или получения до исполнения; разработка рациональных схем прохождения основных видов документов, получения и исполнения входящих документов, а также прохождения внутренних документов в процессе их подготовки исполнителями с учетом новейших информационных технологий в ДОУ.
Организация документооборота в большинстве случаев зависит от принятой в организации системы управления и отображает его технологию. Неустроенность управленческих процессов и зависимых от них систем документооборота остается, как отмечает Т. В. Кузнецова [4, с. 38], основной причиной неэффективного внедрения современных технологий. Особенно это очевидно при автоматизации движения документов, передаче документов от одного исполнителя к другому, при согласовании документа, наложении резолюций и т. п., что и определяет уровень культуры документооборота в организации.
Культура организации документооборота – это комплекс самых эффективных средств, форм и методов выполнения работ, связанных с обработкой и движением готовых документов, включая получение документов, которые пришли извне системы, их распределение, регистрацию и доставку исполнителям, перемещение внутри организации, защиту от несанкционированного доступа.
Обеспечение надлежащего уровня культуры организации документооборота в первую очередь должно проводиться за счет соблюдения основных принципов работы с документами, организации целостной системы ДОУ.
Таким образом, современная культура документационного обеспечения управления должна отображать комплексную информатизацию задач относительно делопроизводства. Совершенное обеспечение автоматизированного выполнения подразделениями и работниками предприятия процедур проработки документации должно включать: ее регистрацию с использованием электронных регистрационных карточек, пересылку исполнителям копий документов с помощью электронной почты вместе с зарегистрированными электронными регистрационными карточками, поиск в базе данных, просмотр и редактирование электронных регистрационных карточек и текстов документов в соответствии с правами доступа к ним пользователей, контроль за прохождением и исполнением документов, их оформление и передачу в архив для дальнейшего хранения. Универсальным показателем уровня культуры организации ДОУ должно быть создание целостной системы управления предприятием на основе соответственно организованной системы документации.
В то же время понятие «культура делопроизводства», хотя и является часто употребляемым в литературе, еще не становилось объектом научного анализа, не исследовались предпосылки формирования современной культуры делопроизводства и ее элементов с позиции управленческого документоведения. Культура ДОУ также может рассматриваться в контексте информационной культуры, где информационная культура выступает как составная часть общей культуры, ориентированная на информационное обеспечение человеческой деятельности. Информационная культура отображает «достигнутые уровни организации информационных процессов и эффективности создания, сбора, хранения, проработки, представления и использования информации, которые обеспечивают целостное видение мира, его моделирование, предвидение результатов решений, которые принимаются человеком» [1 с. 10]. Следовательно, для повышения культуры ДОУ необходимо сформировать основные компоненты информационной культуры. Прежде всего это понимание сущности информации и информационных процессов. Информационная культура предусматривает также понимание проблем представления, оценивания и измерения информации, ее восприятия и понимания сущности формализации суждений, связи между содержанием и формой, роли информационного моделирования в современной информационной технологии [1].
Для обеспечения надлежащего уровня культуры ДОУ необходимо развивать умение адекватно формализировать имеющуюся информацию относительно деятельности предприятия и адекватно интерпретировать формализованные описания, соблюдать надлежащее равновесие между формализованной и неформализованной составляющими. Повышение уровня культуры ДОУ должно происходить путем дальнейшей разработки нормативно-правового и методического обеспечения организации делопроизводства, которое должно основываться на масштабных и многоаспектных научных исследованиях с позиций документоведения, правоведения, информатики. Это позволит усовершенствовать технологическую культуру создания документа и документооборота в пределах делопроизводства.
На наш взгляд, перспективным является применение модели культуры службы делопроизводства, которая базируется на комплексном анализе ее задач и функций. Развитие нормативно-правовой и методической базы организации делопроизводства, гармонизация ее с международными нормативными документами по управлению документацией, внедрение компьютерного делопроизводства и перспективы реализации электронного документооборота, исследования информационной среды предопределяют необходимость рассматривать эти процессы комплексно в контексте формирования культуры. Компонентами культуры документационного обеспечения управления следует считать:
– регуляторную культуру организации делопроизводственных процессов (культура нормативно-правового регулирования, научного, нормативного и методического обеспечения);
– технологическую культуру, то есть культуру организации технологических процессов и процессов создания документов (культура составления текстов документов и деловой речи, оформления документов), документооборота (культура проработки документов, контроль за их исполнением) и сохранения документов (организация хранения и сохранности документов, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов);
– культуру применения новых информационных технологий в делопроизводстве, другие элементы информационной культуры (культура компьютерного делопроизводства, применения документов с электронным носителем, электронного документооборота, средств электронной связи, корпоративных и мировой электронных сетей, культура осуществления информационного поиска, использования документной информации, подготовки информационно-аналитических документов);
– организационную культуру работников службы делопроизводства (сочетание знаний, умений, навыков, отношений ее работников) и культуру организации делопроизводственных процессов (как элементов профессиональной культуры делопроизводства);
– культуру управления службой делопроизводства (элемент управленческой и правовой культуры руководителя учреждения и руководителя службы делопроизводства).
Таким образом, на современном этапе развития научно-технического прогресса культура ДОУ должна определяться новыми информационными технологиями сбора выходных данных, их накопления, хранения, обработки и передачи с помощью технических средств. Современная организация технологических процессов в делопроизводстве должна основываться на автоматизации труда, массовом создании автоматизированных систем управления, эффективном использовании ресурсов глобальной и локальных информационных сетей, умении производить информационный поиск, работать с документной информацией и пользоваться современными техническими средствами.
Проанализировав вышесказанное, можно сделать следующие выводы. Культуру документационного обеспечения управления предприятием следует трактовать как совокупность требований к уровню организации и технологий работы с документами, профессиональных знаний, умений, навыков и организационного поведения работников службы делопроизводства, управление ею и уровень реализации этих требований. Она является составляющей общей информационной культуры, с одной стороны, и корпоративной (организационной) культуры предприятия – с другой. Ее уровень определяет эффективность организации управления в целом, и в итоге она влияет на функционирование предприятия (организации). Это предопределяет необходимость исследования культуры ДОУ как сложного комплексного явления, которое в значительной степени отличается от устоявшегося восприятия технологического образа делопроизводства.
ЛИТЕРАТУРА
- Кулешов С. Г. Из истории организации научных исследований процессов делопроизводства в Украине в 1920 – 1930 годах / С. Г. Кулешов // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – № 11. – С. 164 – 167.
- Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии / М. В. Ларин. – М. : Науч. книга, 1998. – 137 с.
- Рогожин М. Документационное обеспечение управления : практ. пособие / М. Рогожин. – М. : РДЛ, 2003. – 390 с.
- Калюжный Р. А. Информатизация, право, управление (организационно-правовые вопросы) / Р. А. Калюжний. – Киев : Монография, 2002. – 320 с.
Бугаева А. С. Культура документационного обеспечения управления предприятием
В статье показана проблема роли и места культуры документационного обеспечения управления в деятельности организации. Рассматриваются понимание сущности информации и информационных процессов, их роль в познании реальности и творческой деятельности человека, в управлении техническими и социокультурными процессами.
Ключевые слова: культура документа, культура документационного обеспечения управления, информация, информационная культура.
Bugayeva A. S. The culture of documentary providing of the enterprise management
The problem of a role and place of the culture of documentary providing of management in the process of organization activity is described. The article considers the understanding of information and informational processes nature, their function in the reality and creative human activity learning, their role in the technical and socio-cultural processes management.
Key words: the document culture, the culture of documentary providing of management, the information, the information culture.